Österreichische Akademie der Wissenschaften: Mitteleinsatz transparent darstellen

Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) ist eine zentrale Einrichtung der außeruniversitären Forschung in Österreich. Sie finanziert sich überwiegend aus den Mitteln des Bundes. In seinem heute veröffentlichten Bericht „Österreichische Akademie der Wissenschaften“ ortet der Rechnungshof Verbesserungsbedarf in den Bereichen Transparenz über den Mitteleinsatz des Bundes, Kontrolle und Gremien sowie Drittmittelprojekte. Beim Projekt Campus in der Wiener Innenstadt stellte sich in einigen Punkten die Frage der Wirtschaftlichkeit. Der überprüfte Zeitraum umfasste die Jahre 2017 bis 2021.

Der Bund erhöhte das Budget für die ÖAW von 105 Millionen Euro im Jahr 2017 auf 138,19 Millionen Euro im Jahr 2023. Er übernahm darüber hinaus zusätzliche Leistungen auf Basis von gesonderten Vereinbarungen und trug weitere Personal- und Instandhaltungskosten sowie Mittel für das Projekt Campus. In Summe waren diese Leistungen über mehrere Jahre teilweise nicht ersichtlich beziehungsweise nicht transparent dargestellt. Dadurch war ein effizienter, zweckmäßiger und sparsamer Mitteleinsatz nur erschwert nachvollziehbar, stellen die Prüferinnen und Prüfer fest.

Der Rechnungshof empfiehlt dem Wissenschaftsministerium und der ÖAW, in die Leistungsvereinbarungen alle Leistungen des Bundes aufzunehmen und diese transparent darzustellen, um ein möglichst getreues Bild über den Mitteleinsatz des Bundes zu erhalten. Zudem empfiehlt der Rechnungshof der ÖAW, ihren Budget- bedarf detailliert zu erstellen und mit nachvollziehbaren Grundlagen zu hinterlegen. Der Rechnungshof stellt nämlich fest, dass Budgetfestlegungen vereinzelt außerhalb des vorgesehenen Mechanismus der Begleitgespräche erfolgten, beziehungsweise waren die Maßnahmen, die laut Leistungsvereinbarungen umzusetzen waren, nur in wenigen Fällen mit Ziel- und Kennwerten versehen. Bereits vereinbarte Einsparungsmaßnahmen von rund sechs Millionen Euro für die Jahre 2021 bis 2023 waren nicht entsprechend belegt, kritisiert der Rechnungshof.

Die ÖAW hatte ihre Liquidität im Jahr 2021 auf 101,58 Millionen Euro aufgebaut. Der Rechnungshof sieht den hohen Liquiditätsstand auch vor dem Hintergrund der Veranlagung sowie der zu zahlenden Verwahrentgelte und Negativzinsen kritisch. Die ÖAW musste für die Jahre 2020 und 2021 sowie für das erste Quartal 2022 bereits rund 196.000 Euro an Verwahrentgelten zahlen. Entgegen ihrer Veranlagungsrichtlinie, wonach nicht mehr als ein Drittel der Geldmittel bei nur einer Bank veranlagt sein durfte, unterließ die ÖAW eine Risikostreuung auf mehrere Banken und eine Verteilung auf mehrere Veranlagungsformen. Ungeachtet der Hinweise von Akademierat und Prüfungsausschuss bestand somit von 2017 bis 2021 durchgängig ein hohes Risiko, da die ÖAW bis zu 72,5 Millionen Euro – rund 81 Prozent der veranlagten Geldmittel – bei ausschließlich einer Bank veranlagte.

Mehrkosten beim Projekt Campus

Das Hauptgebäude der ÖAW ist die Alte Universität in Wien. Die Hauptstandorte befinden sich in der Wiener Innenstadt. Diese sowie die angrenzenden Standorte Postgasse und Sonnenfelsgasse fasste die ÖAW im Zuge von Umbau- und Sanierungsarbeiten im Projekt Campus zusammen. Dafür stellte das Wissenschaftsministerium 2017 im Zuge einer Leistungsvereinbarung 30 Millionen Euro zur Verfügung. Nach dem Baustart Anfang 2020 fand die Eröffnung im Mai 2022 statt.

Der Kostenrahmen wurde im Wesentlichen eingehalten, dennoch fielen zusätzliche Kosten an. Denn die ÖAW und die Bundesimmobiliengesellschaft m.b.H. (BIG) wickelten einen Teil der angestrebten Flächenoptimierung bereits in der Planungsphase in einem eigenen Projekt ab. Die Investitionskosten dieses Projekts in Höhe von 3,61 Millionen Euro waren getrennt und zusätzlich zu den vereinbarten 30 Millionen Euro abgebildet. Nach Ansicht des Rechnungshofes stand das im Widerspruch zu der Vereinbarung, die zu Projektbeginn getroffen wurde: Nämlich, dass die Maßnahmen zu keiner Erhöhung der bestehenden Miete beziehungsweise zu keinen höheren Folgekosten im laufenden Betrieb führen sollten.

Zusätzlich mietete die ÖAW von der BIG das Gebäude der Postsparkasse, was laufende Kosten von 3,57 Millionen Euro jährlich bedeutete. Der Rechnungshof stellt kritisch fest, dass das Präsidium den Mietvertrag bereits vor der Zustimmung durch den Akademierat im November 2020 unterfertigte. Ungeachtet der fehlenden Zustimmung setzte das Präsidium bereits Schritte zur Übersiedlung und beauftragte Arbeiten für die IT im Umfang von 1,05 Millionen Euro. Der Akademierat stimmte, nach zwischenzeitlichen Prüfungen und Ergänzungen des Mietvertrags, erst Anfang Dezember 2021 zu.
Eine Wirtschaftlichkeitsprüfung für den Standort Postsparkasse war zudem lückenhaft. Einen alternativen Zu- beziehungsweise Neubau hatte die ÖAW nicht umfassend evaluiert und berechnet, obwohl sie plante, insgesamt fast 16 Millionen Euro an prognostizierten Einmalkosten für die Anmietung des Standorts Postsparkasse zu tragen. Zudem war die Anmietung des Objekts nicht – wie vereinbart – kostenneutral. Die ÖAW muss ab 2027 aus ihrem Budget Mietmehrkosten von 720.000 Euro im Jahr bezahlen.

Zentrales Controlling über Drittmittelprojekte fehlte

Neben den Budgetmitteln des Bundes finanzierte sich die ÖAW auch durch Drittmitteleinnahmen. Dies waren vor allem Erlöse aus Forschungsprojekten, Förderungen öffentlicher Fördergeber und EU-Mittel. Das Volumen der Drittmittel stieg um 34 Prozent; von 36,67 Millionen Euro im Jahr 2017 auf 49,24 Millionen Euro im Jahr 2021. Der Rechnungshof erkennt an, dass die ÖAW eine aktive Drittmittelstrategie umsetzte und die Institute der ÖAW Drittmittel erfolgreich einwarben. Ein umfassendes zentrales Controlling dieser Drittmittelprojekte war jedoch nicht eingerichtet. Die ÖAW hatte in ihren Berichten keine valide Datenbasis zu den Drittmitteln und auch in ihren Listen und Datenbanken keinen Gesamtüberblick über alle Drittmittelprojekte, bemängeln die Prüferinnen und Prüfer. Obwohl die ÖAW Auftragsforschungsprojekte abwickelte, trennte sie im Rechnungswesen nicht – wie vor dem Hintergrund des EU-Beihilfenrechts und des Unionsrahmens gefordert – die wirtschaftlichen von den nicht-wirtschaftlichen Tätigkeiten.

Kontrolle nicht ausreichend verankert

Die ÖAW besteht aus 25 Forschungsinstituten und hat rund 1.500 Beschäftigte. Die Organisationsstruktur, die Größe und der Gebarungsumfang der ÖAW stellen besondere Anforderungen an das Management: Sie machen es notwendig, das maßgebliche Kontrollorgan Akademierat und seinen Prüfungsausschuss zu stärken. Im Leitungsgremium einer derartigen Organisation sollte zudem Expertise im Finanz- und Rechnungswesen vertreten sein.
Der Rechnungshof bemängelt, dass die im überprüften Zeitraum bestellten Direktorinnen beziehungsweise Direktoren für Finanzen und Personal nicht Mitglied des Präsidiums waren, obwohl sich Budget und Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vergleich zum Vorbericht aus dem Jahr 2013 erhöht hatten. Der Rechnungshof empfiehlt, die Direktorin beziehungsweise den Direktor für Finanzen
und Personal in das Präsidium aufzunehmen. Er verweist dabei auch auf die Praxis an Universitäten und anderen Forschungseinrichtungen, wo die Leitung der Finanzangelegenheiten einem Vizerektorat zugeordnet ist beziehungsweise einer kaufmännischen Vizepräsidentin oder einem kaufmännischen Vizepräsidenten.

Der Akademierat berät und überwacht das Präsidium hinsichtlich der Geschäftsführung. In diesem Zusammenhang hält der Rechnungshof kritisch fest, dass mehrere Bestimmungen in den Geschäftsordnungen der ÖAW und des Akademierats nicht ausreichend präzise gefasst waren. Vor allem fehlten Bestimmungen, die den Akademierat in seiner Kontrollfunktion stärkten. Der Rechnungshof empfiehlt daher, die Geschäftsordnungen der ÖAW und des Akademierats hinsichtlich fehlender und unklarer Bestimmungen zu überprüfen.

Presseinformation: Österreichische Akademie der Wissenschaften